パート・登録ヘルパーとの関わり方と、ミーティングの持ち方：連絡手段・会議・労働時間の整理
こんにちは、ぺーさんです。
「マネジメントシリーズ」の第8回は、パート・登録ヘルパーとの関わり方と、ミーティングの持ち方です。
登録やパートのヘルパーさんは、自宅から利用者宅へ直行し、そのまま直帰することが多くなります。事業所に顔を出す機会が少なく、サービス提供責任者（サ責）と話すのは電話やメッセージだけ、ということも珍しくありません。つながりが薄くなりやすい分、情報が届かない、困りごとが伝わらない、という問題が起きやすい働き方です。
制度で確認できることと、私の実務上の考えを分けて整理します。
制度・基準で確認できたこと
サ責の役割と、研修の機会
厚生労働省が公開している訪問介護の運営基準（指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準）では、サービス提供責任者の業務として、訪問介護員等に対する具体的な援助目標・援助内容の指示と利用者の状況についての情報の伝達、業務の実施状況の把握、研修や技術指導などが挙げられています。また、事業者は訪問介護員等の資質の向上のために、研修の機会を確保しなければならないとされています。
つまり、ヘルパーさんへの情報の伝達や研修は、事業所の任意の工夫にとどまらず、運営基準上もサ責と事業者の仕事に位置づけられています。
特定事業所加算の会議
特定事業所加算の算定要件には、会議の定期的な開催があります。東京都福祉局や豊中市が公開している資料（厚生労働省の留意事項通知の内容にもとづくもの）で確認できた内容は、次のとおりです。
- 目的は、利用者に関する情報やサービス提供にあたっての留意事項の伝達、または事業所における訪問介護員等の技術指導
- サ責が主宰し、登録ヘルパーを含む、サービス提供にあたる訪問介護員等のすべてが参加するもの
- 「定期的」とは、おおむね1月に1回以上
- 全員が一堂に会する必要はなく、サ責ごとにグループに分けて開催してもよい
- テレビ電話装置等を活用して開催してもよい
- 開催状況について、その概要を記録しなければならない
これらの資料で、会議に出られなかった人への対応（欠席者への共有の方法）の定めは、確認できませんでした。研修については、訪問介護員等ごと、サ責ごとに、目標・内容・期間・実施時期などを定めた研修計画を作ることが求められています。
なお、これは特定事業所加算を算定する場合の要件です。加算の区分ごとの要件の詳細は、必ず最新の通知と自治体の案内でご確認ください。
会議や研修の時間は、賃金の対象になり得る
厚生労働省の資料では、労働時間は「使用者の指揮命令下に置かれている時間」とされ、労働時間の適正な把握のためのガイドラインは、参加が義務づけられている研修・教育訓練の受講などを労働時間の例として挙げています。厚生労働省・労働局のリーフレット「労働時間の考え方：『研修・教育訓練』等の取扱い」（令和6年9月）でも、業務上義務づけられていない自由参加のもので、不参加でも不利益がなく業務に支障がないものは労働時間に当たらない一方、実質的に参加が強制されている場合は労働時間になる、という整理です。
訪問介護労働者については、平成16年の通達（基発第0827001号）が、使用者の明示的な指示による研修は労働時間であり、指示がなくても、受講しないことで不利益な取扱いがある場合や、業務との関連性が強く出席が実質的に強制されている場合は労働時間に当たる、としています。同じ通達は、移動時間・業務報告書の作成時間・待機時間についても、一定の場合に労働時間になるとしています。
会議やミーティングそのものを名指しした記載は、私が確認した資料にはありませんでした。ただ、上の考え方を当てはめれば、参加を求める会議は、労働時間として扱われる可能性が高いと私は考えています。個別の判断は、労働基準監督署や社会保険労務士などの専門家にご確認ください。
個人情報の扱い
医療・介護関係事業者向けの「個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」（個人情報保護委員会・厚生労働省）は、訪問介護事業所も対象としており、従業者の監督や安全管理措置を求めています。連絡にチャットなどを使う場合は、この観点からの取り決めが必要になります。
実務のポイント
以下は法令の内容ではなく、私の実務経験にもとづく考えです。
連絡手段は「役割」で分ける
| 手段 | 向いている内容 | 気をつける点 |
|---|---|---|
| 申し送り・連絡ノート（紙・アプリ） | 利用者さんの状態の変化、次の担当者への引き継ぎ | 書く場所と、誰がいつ読むかを決める |
| チャット | 全体への周知、日程調整、既読確認 | 個人が特定できる情報は書き方のルールを決め、私物端末の使い方も取り決める |
| 電話 | 急ぎの相談、緊急対応 | 夜間・休日の連絡先と、かけてよい時間帯を伝えておく |
| 会議（ミーティング） | 事例の共有、ルールの確認、技術指導 | 目的と議題を絞る |
「急ぎ」「重要」「共有」の3段階に分けて、どの手段で伝えるかを決めておくと、ヘルパーさんも迷いません。
ミーティングを続けるための工夫
- 日時：毎月同じ曜日・同じ時間帯にして、早めに予定を出す。日中の空き時間に短時間で開く、複数回に分けるなど、参加しやすい形にする
- 議題の型：たとえば「①連絡事項（5分）②事例の共有（15分）③困りごと（10分）」のように、型を決めておく
- 参加できない人への共有：議事録や資料をチャットやノートで届ける、要点を5行程度にまとめる、質問を受け付ける窓口を決めておく
- 記録：日時・参加者・内容の概要を残す。加算の算定要件でも概要の記録が求められています
賃金の対象になる時間の確認リスト
- 会議・研修への参加を、業務として求めているか、任意参加か。事業所の中で決めて、ヘルパーさんにも伝えているか
- 参加を求める会議・研修の時間について、賃金の支払いの扱いが、就業規則や雇用契約書と合っているか
- 「任意」としている場合、参加しなくても不利益がないか。実際には出席が当然になっていないか
- 移動時間、報告書の作成時間、待機の扱いは整理できているか
今日からできること：まずやる3つ
- 連絡手段ごとの役割を1枚の表にして、全ヘルパーさんに配る
- 次回の会議の日時を、2〜3か月先まで決めて伝える。あわせて、参加できない人への共有方法を決める
- 会議・研修の時間の扱い（賃金の対象かどうか）を、事業所の中で確認して、明文化する
まとめ
登録・パートのヘルパーさんは、事業所から見えにくい場所で、利用者さんの暮らしを支えています。連絡手段の役割を決め、定期的な会議で顔を合わせ、時間の扱いを明確にすることが、つながりを保つ土台になると考えています。
さて、マネジメントシリーズはここまででで8回になりました。振り返ると、サ責の仕事を整理し、新人育成でつまずきを減らし、シフトの組み方を見直し、ヒヤリハットや苦情を仕組みで受け止め、期限管理で抜け漏れを防ぎ、面談で離職を減らす。どれも「人の注意力に頼らず、仕組みで支える」という点でつながっていました。今回のミーティングや連絡の仕組みも、その延長にあります。
引き続き、日曜にマネジメントの記事を書いていきます。
本記事は、公開されている資料をもとに一般的な内容を整理した情報提供です。制度の最新の扱いや個別の事案については、所轄の自治体や専門家にご確認ください。
参考にした資料
- 指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第37号）｜厚生労働省
- 特定事業所加算の算定要件の留意事項｜東京都福祉局
- 訪問介護における特定事業所加算に係る留意事項について｜豊中市
- 労働時間の考え方：「研修・教育訓練」等の取扱い（令和6年9月）｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署（宮城県掲載の写し）
- 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
- 訪問介護労働者の法定労働条件の確保について（平成16年8月27日基発第0827001号）｜厚生労働省
- 介護保険最新情報Vol.912 訪問介護労働者の移動時間等の取扱いについて（周知徹底）｜厚生労働省老健局
- 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス｜個人情報保護委員会
